Problemas resolvidos Distribuição e comércio por grosso
A distribuidora que não via as margens
Como se substitui a folha de cálculo por uma área de gestão onde a encomenda entra uma vez e o stock, os preços e a margem se actualizam sozinhos.
Cenário ilustrativo. O seu caso é desenhado de raiz.
O problema
As encomendas entravam por telefone, por email e por WhatsApp, e cada uma acabava numa folha diferente. Uma para o registo de encomendas, outra para o stock, outra para os preços por cliente. Ninguém estava a fazer nada mal: a empresa cresceu e as folhas foram crescendo com ela.
O problema aparecia sempre no mesmo sítio. Só no fecho do mês, quando alguém somava tudo, é que se percebia quanto tinha ficado de margem. E nessa altura já não havia nada a fazer: os preços já tinham sido dados, os descontos já tinham sido feitos, os portes já tinham sido pagos.
Havia ainda o custo silencioso de escrever a mesma encomenda três vezes. Cada nova cópia é uma oportunidade de enganar um dígito, e um dígito enganado num preço de compra desaparece dentro de uma folha até ao dia em que a conta não bate certo.
O que se constrói
- A encomenda entra uma vezUm ecrã só, com o cliente, os artigos e as quantidades. A partir daí o stock desce, o preço aplicado é o daquele cliente e o documento fica pronto a enviar.
- Preços por cliente e por escalãoAs tabelas de preço deixam de viver numa folha à parte. Quem regista a encomenda vê logo o preço certo e o desconto que pode dar, com o limite definido por si.
- Margem calculada em cada linhaCada artigo carrega o custo real de compra, incluindo portes e descontos de fornecedor. A margem aparece na linha, na encomenda e no dia, sem esperar pelo fecho.
- Painel de manhãUm resumo do dia anterior: quanto se faturou, quanto se ganhou, que artigos deram prejuízo e que clientes estão a pedir descontos acima do normal.
Porquê à medida e não de prateleira
A tentação, nestes casos, é comprar um ERP. Um ERP resolve o registo, mas obriga a empresa a trabalhar da maneira dele. Aqui a questão era outra: a distribuidora tinha regras de preço próprias, construídas em vinte anos de relação com os clientes, e essas regras é que davam a margem. Um sistema à medida mantém as regras e automatiza o resto.
O que muda no dia a dia
- O dono deixou de esperar pelo fecho do mês para saber se o mês estava a correr bem.
- As encomendas passaram a ser escritas uma vez, o que retirou uma fonte inteira de erros.
- As tabelas de preço deixaram de estar na cabeça de duas pessoas.